Что такое система электронного документооборота (СЭД): виды, особенности и преимущества

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Точного определения СЭД, которое было бы закреплено в законах, не существует. Под системой электронного документооборота обычно подразумевают так называемый аппаратно-программный комплекс для ЭДО. То есть связку технических средств и программ для создания и подписи электронных документов, для их отправки и получения, хранения, поиска, совместной работы с коллегами, обмена ими с контрагентами и клиентами.

Если говорить совсем упрощенно и опираясь на практику, то СЭД — это облачный сервис или локальная программа для компьютера либо кассового аппарата, где можно вести электронный документооборот.

В чем разница между СЭД и ЭДО

Говоря о том, что такое СЭД, нельзя не упомянуть само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это процесс создания и жизни документов в электронной форме, подписанных квалифицированной электронной подписью. ЭДО делает рутинную работу проще и защищает документы от несанкционированного вмешательства.

Но чтобы ЭДО не осталось просто красивой аббревиатурой, этот процесс необходимо воплотить в жизнь. Компании нужен какой-то инструмент, который поможет работникам создавать электронные документы, отправлять их, получать, работать над ними совместно, направлять контрагентам или в контролирующие органы. Так вот, СЭД и есть такой инструмент. Это среда, в которой происходит создание и жизнь электронных документов. СЭД — это важнейший и неотъемлемый элемент ЭДО.

Вместе с тем нередко понятия СЭД и ЭДО соотносят иначе. Их либо считают синонимами, либо, наоборот, противопоставляют, определяя СЭД как систему для внутреннего документооборота, а ЭДО — для внешнего. Но все же правильнее трактовать СЭД именно как платформу для работы с электронными документами. Она может иметь определенную специфику, использоваться строго внутри компании, а также для обмена документами с внешним миром. Все зависит от нужд конкретной компании.

Особенности и преимущества СЭД

Все плюсы и характеристики СЭД связаны непосредственно с особенностями самого электронного документооборота:

• Сокращается время на рутинные бизнес-процессы, такие как распечатать документ, подписать, отсканировать, отправить письмом, курьером и т. д.
• Используется меньше ресурсов — бумаги, чернил в принтере, рабочего времени сотрудников. 
• Уменьшается вероятность ошибок в составлении документов благодаря автоматическому заполнению форм.
• Легко отследить судьбу любого документа и посмотреть, кто за него отвечает. То есть важная бумажка не осядет в ящике у секретаря и не потеряется почтой.
• Документы хранятся и передаются безопасно: электронную подпись не подделать, а доступ есть у ограниченного числа человек.
• Некоторые СЭД поддерживают функции удаленной работы, формирования отчетов и статистики.

Минус у систем ЭДО тоже есть — затраты на приобретение и настройку ПО, обучение сотрудников, а еще привыкание к новому. Но с современными разработками переход с бумажного на электронный документооборот менее болезненный, чем кажется, а все затраты в конце концов окупятся экономией человеческих и материальных ресурсов.

Виды программ для электронного документооборота

Классифицировать системы ЭДО можно по разным признакам. Мы не будем углубляться в принципы работы таких платформ, а рассмотрим их со стороны пользователя. Нам важно понимать, какие системы электронного документооборота есть и чем они различаются. По функциональности выделяют СЭД:

• предназначенные только для делопроизводства внутри компании;
• для хранения электронных документов — цифровые архивы;
• для автоматизации всех бизнес-процессов (workflow-системы), а не отдельных функций;
• с элементами автоматизации взаимодействия с клиентами (CRM);
• позволяющие управлять всем корпоративным контентом, в том числе веб-сайтом компании (EMS).

Кроме того, СЭД могут быть узкоспециализированными, например, для медицинских учреждений или ведения кадрового документооборота.

Встречается и более простая классификация по набору функций:

• Внутрикорпоративные СЭД. Обмениваться документами можно только с коллегами.
• Межкорпоративные СЭД. Позволяют направлять документы контрагентам.
• СЭД для взаимодействия с государственными структурами — налоговой, социальным фондом и другими.

Также системы ЭДО подразделяют в зависимости от того, насколько они универсальны:

• Коробочные. Компания покупает готовую систему, включив в свой пакет нужные модули и сразу начинает работать.
• Индивидуальные. Такие системы создаются разработчиком по заказу компании именно под ее нужды.
• Комбинированные. Приобретается набор нужных модулей, и некоторые из них при необходимости настраиваются / дорабатываются под запросы компании.

Как выбрать программу электронного документооборота для организаций

При выборе нужно исходить из нужд и специфики бизнеса. Важно понимать, какие именно задачи должна решить СЭД. Следует ознакомиться с предложениями и проанализировать, что подходит лучше всего. Обратите внимание на такие параметры:

• Функциональность. Все ли есть в СЭД, что нужно именно вам. Возможно, уже разработано готовые решения для конкретных направлений бизнеса. Если вы работаете с маркированными товарами или маркетплейсами, убедитесь, что у СЭД есть все нужные функции. 
• Совместимость. Система электронного документооборота в организации должна работать с имеющимся ПО.
• Удобство интерфейса. Хорошо, если он прост и интуитивно понятен. Чтобы в этом убедиться, лучше оформить демодоступ. Обычно разработчики предоставляют такую возможность, чтобы пользователи смогли оценить особенности и преимущества СЭД.
• Затраты. Это не только стоимость лицензии на программу или доступ к сервису, но и услуги по настройке, поддержке, при необходимости — обучению персонала.
• Распространенность. Если СЭД популярна, выше шанс, что ее используют или захотят использовать ваши контрагенты. Найти персонал, который умеет работать в системе, также будет гораздо проще.
• Масштабирование. Можно ли будет использовать систему, когда бизнес вырастет? Как просто будет ее перенастроить?
• Разработчик. Хорошо, если это именитая компания с опытом внедрения своей системы в бизнес, подобный вашему. Поинтересуйтесь, какие перспективы у проекта, есть ли планы по его развитию.

Если хотите идти в ногу со временем, организовать в компании электронный документооборот и безопасно обмениваться документами с контрагентами, лучше выбирать многофункциональный СЭД от известных разработчиков. 

Если вы уже пользуетесь ПО для бухгалтерии, кассы или товарного учета, скорее всего, у того же разработчика уже есть продукт для ЭДО, который будет легче внедрить в вашу инфраструктуру. Например, сервисы СЭД есть у операторов ЭДО: Контур.Диадок, ОФД, Такском, а также у 1С и Почты России.

С сервисом ЭДО от Эвотора вы сможете обмениваться электронными документами через любого оператора. А еще:

• синхронизируйте документы на кассе и компьютере и работайте, где вам удобно;
• подписывайте документы любой электронной подписью, в том числе прямо на кассе;
• храните в одном сервисе все документы по бухгалтерии, закупкам, продажам и налогам — и легко находите нужные;
• создавайте товарную базу и автоматически обновляйте остатки по УПД, если у вас есть товароучётная система.

Как работать в СЭД

Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя (инструкции) и в модуле помощи.

Начинают работу с внесения базовой информации. Это сведения о самой компании, о ее работниках, о контрагентах, о клиентах, о ее товарах и услугах. Настраивается все только один раз. Когда все внесено, пользователям нужно выдать данные для авторизации.

Хотя у каждой системы есть специфика и собственный интерфейс, схема работы примерно одинакова для всех. Очень упрощенно она выглядит так:

• один пользователь создает документ и направляет его другому для обсуждения или ознакомления;
• тот его принимает, согласовывает или корректирует и в итоге подписывает электронной подписью;
• документ хранится в системе в качестве оригинала — распечатывать его не нужно;
• он доступен обоим пользователям, кроме того, доступ к нему при необходимости предоставляется и другим лицам.

Примечание. Электронная подпись может быть квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП). Если при работе в СЭД не предполагается подача отчетности в госорганы, обмен счетами-фактурами и прочими документами с контрагентами, то достаточно НЭП. Если же функционал СЭД включает представление отчетов и иное взаимодействие с государственными структурами, а также обмен юридически значимыми документами с другими компаниями, то понадобится КЭП.

Подытожим

• СЭД — это программа или сервис для ЭДО. Это инструмент, при помощи которого реализуется работа с электронными документами.
• Сервисы и программы для электронного документооборота в организации бывают разные. Это может быть скромное приложение, в котором компания оформляет в исключительно внутренние документы. Но также СЭД может быть частью мощной системы по управлению всеми бизнес-процессами.
• Как правило, небольшие компании выбирают из готовых решений, приобретают нужные модули СЭД, внедряют и настраивают их. Крупные организации с особыми требованиями к системе могут заказать ее доработку под себя или даже разработку «с нуля».
• Нужно четко сформулировать для себя, какие конкретные задачи должна решать СЭД. От этого будет зависеть ее выбор.