8 800 550 23 27
8 846 993 84 85
Звонок по России бесплатно
Продавцам надо получить электронную подпись, подключиться к оператору ЭДО и впредь подписывать электронный УПД вместо бумажных накладных от поставщика. Иначе торговать маркированными товарами нельзя. А если рискнуть, придёт инспектор, достанет из широких штанин акт и оштрафует. Поэтому ЭДО нужно подключать уже сейчас.
Что такое ЭДО
Зачем ЭДО продавцам товаров с маркировкой
Как подключиться к ЭДО
Как работать с маркировкой через ЭДО
ЭДО для продавцов воды
ЭДО для продавцов пива и слабоалкогольных напитков
ЭДО для продавцов молочки
ЭДО для продавцов обуви, одежды и других товаров лёгкой промышленности
ЭДО для продавцов табака
Что будет, если не подключить ЭДО
Помогли разобраться эксперты Эвотора
ЭДО — система обмена электронными документами. ЭДО помогает компаниям быстро подписывать документы и обойтись без бумажного документооборота. Это как отправлять сканы документов по электронной почте, только гораздо проще и с двумя отличиями:
ЭДО работает так:
В итоге у поставщика и покупателя есть документ с двумя подписями. Этот документ равнозначен бумажному, как будто его подписали и поставили печать.
Электронные документы можно показать налоговой при проверке, печатать их не обязательно, но иногда налоговики просят показать бумажный вариант. Электронные документы могут использовать все компании, но есть те, кто обязан перейти на ЭДО по закону.
Все, кто работает с маркированными товарами, обязаны подключиться к ЭДО, иначе они не смогут принять товары. По закону (постановления Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.01.2021) информацию о поступлениях и возвратах маркированных товаров нужно передавать в систему маркировки «Честный знак» через оператора ЭДО. А значит, в 2023 году ЭДО нужно всем производителям и продавцам товаров из этих 8 категорий:
Ещё есть категории товаров, которые уже надо маркировать, а подключаться к ЭДО пока не надо. Например, с 1 апреля 2023 года будут маркировать пиво в кегах, а с 1 октября — в стеклянной и полимерной таре. Но продавцам пока не нужно подключаться к ЭДО.
Если у вас есть товары из списка выше, и вы ещё не подключили ЭДО — пришло время это сделать. Надо обучить сотрудников работать с электронными документами. А ещё наладить работу с поставщиками: если у них другая система ЭДО, надо проверить, есть ли у ваших систем автороуминг. Если есть, нужно обменяться приглашениями с поставщиками. Если нет, придётся настраивать роуминг: стучать в поддержку и оставлять заявку на подключение. И после настройки нужно обменяться приглашениями с поставщиками.
Ещё вариант для тех, у кого Эвотор: можно подключить себе сразу несколько операторов — через сервис «Маркировка». В нём 6 операторов ЭДО сразу в одном окне и без доплаты.
Есть два способа — простой и такой себе.
Простой — с приложением «Маркировка», подойдёт для тех, у кого есть онлайн-касса «Эвотор». Надо зарегистрироваться в «Честном знаке», получить электронную подпись и дальше работать в режиме одного окна: в личном кабинете выбирать нужного оператора и обмениваться документами.
Если у вас онлайн-касса «Эвотор», можно убить сразу двух зайцев: до элементарного упростить работу с маркированными товарами и бонусом получить бесплатное ЭДО сразу на несколько операторов (кроме Контур.Диадок).
Такой себе — делать всё самому. В целом должно выйти 5 этапов. Их можно пройти самостоятельно.
Вот пример допсоглашения, можно посмотреть →
Фрагмент допсоглашения, где поставщик и покупатель договорились перейти на электронный документооборот
5. Отправить контрагентам приглашения по ЭДО. Чтобы начать работать с поставщиками, надо в сервисе оператора ЭДО зайти в раздел «Контрагенты» или «Компании» — у каждого оператора по-разному. Дальше найти кнопку «Пригласить» и ввести ИНН или название компании поставщика. Можно указать почту контрагента, на которую придёт приглашение. Если у контрагента другой оператор ЭДО и между вашим и его оператором нет автороуминга, сначала нужно подать заявку на подключение роуминга. Или просто дождаться, пока поставщик отправит вам приглашение сам и принять его в личном кабинете Эвотора или прямо на кассе.Дальше надо протестировать, работает ли обмен документами с контрагентом. Для этого можно создать произвольный документ: загрузить в него какой-нибудь скан, подписать письмо и отправить поставщику. Если он получил документ, можно начинать работу.
Когда к вам на склад или в магазин привезут партию маркированного товара, вы получите универсальный передаточный документ — УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура.
Приёмка и отклонение УПД происходит:
В УПД указаны коды маркированной продукции, их можно сверить с реальной поставкой, подписать документ электронной подписью и отправить поставщику.
Если у вас на кассе есть приложение «Маркировка», подписывать УПД и другие документы можно там, где удобно — прямо на кассе, в приложении на смартфоне или на компьютере в личном кабинете Эвотора, не посещая точки продажи. Сотрудник принимает товар в магазине, а вы подписываете документ, сидя в офисе или дома.
Вот как будет выглядеть приёмка товара:
1. Вы получаете партию товара от поставщика, она промаркирована кодами. Код маркировки нанесён на каждую единицу товара или на партии есть код GTIN, в нём все сведения о производителе и товаре. В личном кабинете вас уже будет ждать УПД со списком кодов маркировки или GTIN.
В УПД может быть указан GTIN — один код на всю партию, или коды маркировки каждого товара. Это зависит от самого товара. Например, воду до 1 марта 2025 года маркируют партиями, это называется объёмно-сортовой учёт. А после — поштучно, это называется поэкземплярный учёт.
2. Вы сверяете коды на товаре и в УПД. Для этого нужно отсканировать их 2D-сканером. Если всё верно — подтверждаете приёмку. Можно проверить коды без сканирования, но так надёжнее — вы точно примите свой товар.
3. Если коды на товаре и в УПД отличаются — отклоняете поставку: если примете чужой товар, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Можно принять товар частично и отправить сообщение поставщику. Он всё исправит и пришлёт УПД повторно.
Обязательно сверяйте коды маркировки на товаре и в УПД, чтобы случайно не принять чужой товар. За это могут оштрафовать
Если в УПД есть ошибки, обязательно сообщите об этом поставщику и попросите выслать корректирующий документ
С 1 ноября 2022 года магазины оптовой и розничной торговли обязаны принимать и отгружать бутилированную воду через систему ЭДО. Вот как выглядит приёмка воды:
Во время приёмки нужно проверить, совпадает ли количество бутылок воды в партии с тем, что по факту привезли.
❌Если в УПД что-то не сходится с поставкой, попросите поставщика сформировать универсальный корректировочный документ (УКД).
✔️Если в УПД всё правильно, подпишите накладную электронной подписью. Это нужно сделать в течение трёх дней после фактической поставки, но не позже, чем вы начали продавать товар. Послабление есть только для молочки — продавать товар можно до подписания УПД, по которому получили товар.
С 1 марта 2023 года розничные продавцы обязаны сканировать коды маркировки в чек, чтобы сообщить о выбытии каждой бутылки воды в «Честный знак», но только если продаёте бутылку воды на кассе. Если передаёте гостю воду за столом, на барной стойке или приносите в номер, то бутылку сканировать на кассе не нужно. Такую воду можно вывести как раньше — в объемно-сортовом учёте.
С 1 марта 2025 года начнётся поэкземплярный учёт бутилированной воды: производители и поставщики будут обязаны указывать в УПД код каждой бутылки.
С 1 сентября 2022 года все участники оборота молочной продукции обязаны принимать и отгружать товар по ЭДО в формате объемно-сортового учёта. Вот как выглядит приёмка молочки:
1. Поставщик отгружает партию товара и создаёт универсальный передаточный документ, в него вносит количество и название товаров, код GTIN.До 1 декабря 2023 года фермеры и компании, которые не продают молочку через кассу, а используют в производстве — а именно, HoReCa и государственные учреждения — получили отсрочку. Для них есть несколько вариантов работы с ЭДО.
1. Допустим, заведение сегмента HoReCa покупает молочную продукцию для приготовления блюд и работает с поставщиком по ЭДО. Есть 3 варианта:Некоторые системы упрощают процесс такого вывода товара из оборота. Например, в приложении «Управление ассортиментом» можно вывести товар из оборота практически сразу из УПД.
С 1 июня 2025 года начнётся поэкземплярный учёт молочной продукции со сроком хранения более 40 суток: производители и поставщики обязаны указывать в УПД код каждого пакета молока или пачки мороженого. А розничные покупатели могут сверить коды маркировки на каждой упаковке с кодами в электронном документе.
Для молочки со сроком хранения до 40 суток сохраняется формат объемно-сортового учёта. То есть в УПД будет указан GTIN и количество товара в партии, но при этом могут быть указаны и конкретные коды.
С 1 января 2022 года производители, дистрибьюторы, продавцы обязаны отгружать и принимать обувь, одежду, постельное бельё в системе ЭДО. Вот как выглядит приёмка:
1. Поставщик отгружает покупателю обувь или одежду и отправляет универсальный передаточный документ по ЭДО. В документах список всех кодов — каждого товара.С 1 апреля 2023 года Правительство отменяет упрощенные коды маркировки для обуви. В упрощённом коде маркировки указаны четыре параметра: вид обуви, ИНН владельца товар, способ ввода в оборот, два знака кода ТНВЭД ЕАЭС.
Обувь с упрощёнными кодами надо перемаркировать. Визуально нельзя отличить упрощенный код от полного, но для этого можно использовать приложение «Честный знак». С 1 апреля нужно вносить в УПД и пробивать на кассе новые коды. Торговать обувью со старой маркировкой с 1 апреля запрещено: это равносильно отсутствию маркировки, а значит — штраф и конфискация товара.
Перемаркировку делают все: дистрибьюторы, розничные магазины и даже производители, если товар с упрощенными кодами завалялся на складе. За перемаркировку отвечает последний собственник товара.
С 1 июля 2020 года начался постепенный переход на ЭДО для участников оборота табака. В 2023 году все участники оборота табачной продукции работают в системе ЭДО. Так выглядит приёмка маркированных товаров:
С 1 марта 2023 года зарегистрироваться в «Честном знаке» обязаны опт и розница — все, кто работают с никотинсодержащими жидкостями и электронными системами доставки никотина.
С 1 апреля 2023 года опт и розница обязаны передавать сведения о маркировке никотинсодержащих жидкостей и электронных систем доставки никотина в систему мониторинга. Опт работает с УПД, розница принимает товар по УПД и выводит через онлайн-кассу, сканируя код маркировки при продаже.
Если у вас на полке есть маркированные товары, вам в любом случае придётся перейти на электронный документооборот. Иначе придётся убрать их с полки, потому что продавать и принимать их по другому незаконно.
Если предприниматель, который работает с маркированными товарами, не перейдёт на ЭДО, может получить штраф: