Хранить нельзя выбросить: срок хранения кассовых документов в организации
Все свои документы компания должна хранить определенное время. Даже если она закрылась, уничтожать их нельзя еще долго. Впоследствии они могут понадобиться, например, для проверки госорганами, для суда или для подтверждения стажа работника. Это распространяется и на кассовые документы.
Разобраться в вопросе помогли эксперты Эвотора.
Что такое кассовые операции
Понятие «кассовые операции» практически никак не связано с кассовым аппаратом. Компания вообще может его не применять, если закон ей это позволяет. Но у нее все равно могут быть кассовые операции. Нужно различать два понятия «кассы»:
Операционная касса компании, она же касса с точки зрения бухгалтерии — это «кошелек», через который проходят все операции с бумажными деньгами. Сняли наличность с расчетного счета для выплаты зарплаты — кошелек пополнился. Выдали зарплату «живыми» деньгами — сумма в кошельке уменьшилась. Выдали офис-менеджеру бумажные деньги на покупку канцелярии — кошелек стал еще тоньше. Магазин весь день принимал деньги от покупателей, а по окончании смены кассир зафиксировал сумму наличной выручки — произошло пополнение кошелька.
Контрольно-кассовая техника (ККТ), которую также обычно называют кассой. Это аппарат для выбивания чеков. Фискальные чеки необходимы для оформления операций, связанных с расчетами за товары, работы и услуги. В примерах выше применять ККТ нужно только при продаже товара в магазине.
Понятия «операционная касса» и «кассовая техника» пересекаются лишь частично. Некоторые операции по кассе оформляются чеками ККТ, например, продажа чего-либо за бумажные деньги или возврат с выплатой покупателю наличных. Другие же операции, при которых оформляется чек кассового аппарата, не влияют на кассу компании. Пример — продажа товара, за который покупатель рассчитывается банковской картой. Чек ККТ в этом случае выбить необходимо, а вот на кошелек наличности покупка никак не повлияет, ведь расчет происходит в безналичном порядке.
Какие документы относятся к кассовым
Кассовые операции в их бухгалтерском понимании, то есть операции по кассе компании, как по кошельку наличных рублей, оформляются в соответствии с требованиями из Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания). В документе приводятся правила ведения кассовых операций в общем случае, а также в упрощенном порядке — для ИП и субъектов малого предпринимательства.
Если компания не проводит операций с наличными деньгами, значит, не нужно оформлять никаких кассовых документов.
Документы при общем порядке ведения кассовых операций
Кассовые операции оформляются следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ при операциях с наличными, которым подтверждается поступление денег в кассу компании. ПКО можно составлять на каждую поступившую сумму или на всю сумму за день. Если операций с наличными мало, удобнее первый вариант. Если же много, например, в розничной точке, то лучше оформить один ПКО на всю сумму выручки после завершения смены. Приходный кассовый ордер выписывается по унифицированной форме № КО-1.
Образец приходного кассового ордера ( XLS)
-
Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ для оформления операций по выдаче денег из кассы компании. Оформляется по форме — № КО-2.
Образец расходного кассового ордера ( XLS)
-
Кассовая книга — регистр, в котором отражается информация о движении наличности на основе ПКО и РКО. Данные в книгу вносят ежедневно, а также подводят итоги за месяц, квартал и год. Ведется на бланке по форме № КО-4.
Кассовая книга по форме КО-4 ( XLS)
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5). Ведется, если с деньгами работают разные люди (кассиры). Например, когда в организации несколько подразделений, в которых идет работа с наличными. Книгу ведет старший кассир.
Образец обложки книги учета по форме КО-5 ( XLS)
- Расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53) — документ, который составляется при выдаче зарплаты наличными деньгами. В расчетно-платежной ведомости фигурирует общая сумма на оплату труда всего персонала. На ее основании составляется один РКО на всю сумму зарплаты. Платежная же ведомость формируется на каждого работника отдельно. Выбор оптимального для себя варианта компания делает сама.
Образец платежно-расчетной ведомости ( XLS)
-
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3) — регистр сводного учета ПКО и РКО. Обязанности по его ведению отменены, но некоторые компании продолжают это делать для удобства.
Так выглядит журнал регистрации по форме КО-3 ( XLS)
Итак, по общему порядку к кассовым документам относятся:
- приходный кассовый ордер (КО-1),
- расходный кассовый ордер (КО-2),
- кассовая книга (КО-4),
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5),
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3),
- зарплатная ведомость (Т35 или Т-49)
Документы при упрощенном порядке ведения кассовых операций
Субъекты малого предпринимательства и все ИП могут не оформлять ПКО, РКО и не вести кассовую книгу. Однако они обязаны формировать платежные либо расчетно-платежные ведомости. Конечно же, в том случае, если рассчитываются с работниками по зарплате и подрядчиками, нанятыми по ДГПХ, наличными деньгами.
Например, ИП открыл небольшую пекарню. Он работает с онлайн-кассой и принимает от покупателей наличные деньги и оплату картой через онлайн-кассу. Сотрудники получают зарплату «на карту» через банк. В этом случае у ИП не будет никаких кассовых документов, которые нужно хранить.
Но если вы ООО и ведете кассовую дисциплину на общих основаниях, то наличие онлайн-кассы не освобождает вас от формирования и хранения РКО, ПКО, кассовой книги и прочих кассовых документов.
Сколько хранить кассовые документы в организации
Сроки хранения документов по кассовым операциям определяются сразу несколькими документами:
- статьёй 29 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о бухучете, так как кассовые документы относятся к первичным учётным;
- приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, которым утверждён перечень всех типовых документов со сроками их хранения.
- Тот же 402-ФЗ устанавливает, что бухгалтерские документы подлежат хранению не менее 5 лет.
- По приказу №236 Срок хранения кассовой книги и кассовых документов — 5 лет, а при возникновении споров — до принятия решения по делу (пункт 4.1, строка 277);
- Платежные и расчётно-платёжные ведомости относятся к документам по учету оплаты труда и хранятся 6 лет. Однако при отсутствии лицевых счетов действуют иные сроки: ведомости, созданные до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а созданные после 01.01.2003 — 50 лет (пункт 4.2, строка 295).
Под лицевым счётом (ЛС) понимают специальную форму Т-54 или самостоятельно разработанный компанией документ, в который вошли все обязательные реквизиты. В ЛС отражаются данные о приеме на работу и увольнении, занимаемой должности, условиях труда, окладе / тарифной ставке, надбавках, отпусках, отработанном времени, начисленной и выплаченной зарплате и удержаниях из нее. Хранить ЛС нужно 50 / 75 лет. Вести лицевые счета необязательно, но тогда 50 / 75 лет придется хранить платежные ведомости.
Примечание. А что же по поводу тех документов, которые формируются на кассовом аппарате? Фискальные документы — чеки и отчеты ККТ — тоже подлежат хранению в течение 5 лет. Но они хранятся в электронном виде в памяти аппарата — в фискальном накопителе. Его нужно хранить не менее 5 лет.
Как рассчитать срок хранения кассовых документов
Течение срока хранения документов начинается не с момента их создания. Срок считается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был закончен делопроизводством. Это сказано в инструкции к упомянутому перечню Росархива — она утверждена приказом службы от 20.12.2019 № 237.
Например, срок хранения кассовых ордеров за 15 января, 15 августа и 15 декабря 2023 года начинается с 1 января 2024 года и заканчивается 31 декабря 2028 года.
Тем же пунктом приказа № 237 установлено, что сроки хранения кассовых книг исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. То есть кассовая книга за 2023 год также подлежит хранению до конца 2028 года.
А вот платежные ведомости 2023 года придется хранить как минимум до конца 2029 года — при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников. Ведь минимальный срок хранения документов по зарплате — 6 лет. Если же лицевые счета не ведутся, то по действующим сегодня правилам хранить ведомости придется… до конца 2073 года.
Как хранить документы по кассовым операциям
Порядок хранения документов определяется законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и выпущенными к нему подзаконными актами.
Для документов, срок хранения которых менее 10 лет, включая кассовые, особых правил не установлено. Определить условия хранения должен их собственник, то есть компания. При этом она обязана обеспечить их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. В остальном же документы можно хранить как удобно.
Еще один важный момент — следует продумать размещение документов так, чтобы нужный было легко найти. Как правило, при временном хранении до уничтожения документы лежат в шкафах или сейфах в офисе компании. Речь про кассовые ордера и книги. А также про платежные ведомости, у которых не истек 10-летний срок хранения.
Если компания не ведет лицевые счета работников, то ведомости по истечении 10 лет нужно передать в архив. Сделать это следует не ранее, чем через 1 год после окончания 10-летнего срока хранения, но и не позже, чем через 3 года. Архив может быть организован силами самой компании, но также можно передать документы на хранение по договору в государственный или муниципальный архив либо иную организацию из утвержденных Правительством списков.
Если бизнес закрывается, документы, срок хранения которых не истек, нужно передать в сторонний архив (пункт 10 статьи 23 закона № 125). В законе говорится только об организациях в процессе ликвидации или банкротства. Однако требование рекомендуется исполнять и предпринимателям, ведь сдать документы в архив гораздо проще, чем обеспечить их хранение долгие годы.
Электронные кассовые документы
Если компания часто работает с наличными деньгами, то за годы у нее может набраться немало кассовых документов.
Однако все формы, о которых идет речь в этой статье, могут быть созданы в электронном виде (п. 4.7 Указаний). Подписывают их в таком случае электронной подписью. Хранение кассовых документов в электронном виде в памяти компьютера — гораздо более удобный вариант. Ведь они не занимают много места, не рискуют быть затерянными среди других бумаг или прийти в негодность. Удобство хранения и поиска — одно из существенных преимуществ электронного документооборота.
Важно! Если документы были созданы на бумаге, в таком виде их и придется хранить весь срок. Нельзя отсканировать, например, кассовую книгу за прошлый год и уничтожить бумажный оригинал. Скан не имеет юридической силы, это не электронный документ, а лишь цифровая копия бумажного. Также неправомерно при ведении кассовой книги на компьютере просто сохранить ее как файл. Книга должна быть распечатана и подписана собственноручными подписями ответственных лиц.
Единственный вариант для хранения документов на компьютере — изначально создавать их в электронном формате и подписывать электронной подписью.
